Ein Büro wird nicht allein durch Schreibtische, Stühle und Schränke zu einem geeigneten Arbeitsraum. Vor der Auswahl der Möbel muss feststehen, welche Tätigkeiten in den einzelnen Bereichen stattfinden. Konzentrierte Bildschirmarbeit stellt andere Anforderungen an einen Raum als Telefonate, Besprechungen oder kurze Abstimmungen. Laufwege, Lichtverhältnisse, technische Anschlüsse und Stauraum müssen deshalb bereits vor der Anordnung der Arbeitsplätze berücksichtigt werden. Deshalb beginnt die Einrichtung mit der Zuordnung von Tätigkeiten und Flächen.
Kurzfassung
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Bürokonzept, Büroplanung und Büroausstattung unterscheiden
Das Bürokonzept legt fest, welche Flächen für feste oder wechselnde Arbeitsplätze, Besprechungen und Rückzug vorgesehen sind. Arbeiten bestimmte Teams regelmäßig zusammen, kann daraus eine räumliche Nähe ihrer Arbeitsbereiche folgen.
Die Büroplanung überträgt diese Vorgaben auf den vorhandenen Grundriss. Schreibtische erhalten konkrete Positionen, Verkehrswege werden festgelegt und Flächen für Schränke, Besprechungstische oder technische Einrichtungen eingeplant. Fenster, Türen, Heizkörper und vorhandene Anschlüsse begrenzen den nutzbaren Raum und müssen in diesem Planungsschritt einbezogen werden. Anschließend wird die Büroausstattung festgelegt. Sie umfasst die Möbel und ergänzenden Elemente der zuvor definierten Bereiche. Die Planung einer komplette Büroeinrichtung bezieht Raumaufteilung, Möblierung, technische Anforderungen und vorgesehene Tätigkeiten ein.
Arbeitsbereiche nach ihrer Nutzung voneinander trennen
Unterschiedliche Tätigkeiten können sich gegenseitig stören, wenn sie ohne räumliche Zuordnung nebeneinander stattfinden. Ein längeres Telefongespräch erzeugt Sprache, die an benachbarten Bildschirmarbeitsplätzen hörbar sein kann. Besprechungen bringen mehrere Personen zusammen und benötigen andere Flächen als konzentrierte Einzelarbeit.
Rückzugsbereiche eignen sich für längere Arbeitsphasen ohne Gespräche im unmittelbaren Umfeld. Telefon- und Besprechungszonen lassen sich durch Schränke oder Trennelemente davon abgrenzen.
Verkehrswege benötigen ebenfalls eine eigene Planung. Führt ein regelmäßig genutzter Weg unmittelbar hinter einem Arbeitsplatz entlang, entstehen dort wiederkehrende Bewegungen. Türen, Kopierer, Ablagen und gemeinsam genutzte Einrichtungen müssen daher mit ausreichendem Abstand zu den Schreibtischen eingeplant werden.
Bürostühle an unterschiedliche Körpermaße einstellen
Bei einem ergonomischen Bürostuhl sind vor allem die Verstellbereiche relevant. Über die Sitzhöhe wird die Position des Körpers zum Boden und zum Schreibtisch angepasst. Die Füße sollten vollständig auf dem Boden stehen können, ohne dass die Vorderkante der Sitzfläche starken Druck auf die Oberschenkel ausübt. Eine verstellbare Sitztiefe ermöglicht es, die Auflagefläche an unterschiedliche Oberschenkellängen anzupassen.
Die Rückenlehne stützt den Rücken und sollte Bewegungen beim Sitzen zulassen. Als Lordosenbereich wird der nach innen gekrümmte Abschnitt der Lendenwirbelsäule bezeichnet. Eine höhenverstellbare Lordosenstütze lässt sich entsprechend der Lage der Lendenwirbelsäule positionieren.
Armlehnen dienen als Auflage für die Unterarme. Ihre Höhe sollte so eingestellt werden können, dass die Schultern nicht angehoben werden müssen. Je nach Bauart lassen sich zusätzlich Breite oder Tiefe verändern. Bei einer Synchronmechanik bewegen sich Rückenlehne und Sitzfläche in einem festgelegten Verhältnis zueinander, wenn sich die sitzende Person zurücklehnt.
Unterschiede zwischen Arbeitsplatz- und Konferenzstühlen
Ein Drehstuhl für einen Bildschirmarbeitsplatz ist für längere Sitzphasen vorgesehen. Entsprechend besitzt er üblicherweise mehrere Verstellmöglichkeiten. Bei Arbeitsplätzen, die von verschiedenen Personen genutzt werden, ist ein größerer Einstellbereich erforderlich, damit sich der Stuhl an unterschiedliche Körpermaße anpassen lässt.
Konferenzstühle sind für zeitlich begrenzte Besprechungen vorgesehen und besitzen meist weniger Einstellmöglichkeiten als Arbeitsplatzstühle. Sitzmöbel in Warte- oder kurzen Gesprächsbereichen erfüllen wiederum eine andere Funktion und werden für kürzere Nutzungszeiten ausgewählt.
Netzbespannte Rückenlehnen sind luftdurchlässig, während gepolsterte Lehnen eine geschlossene Auflagefläche besitzen. Bei der Sitzfläche unterscheiden sich Modelle unter anderem durch Polsterung und Bezug, was bei Reinigung und Pflege berücksichtigt werden muss.
Licht und Schall als eigene Planungsbereiche behandeln
Je nach Position des Schreibtisches fällt Tageslicht seitlich, frontal oder von hinten auf den Arbeitsplatz und kann Reflexionen auf dem Monitor verursachen. Die künstliche Beleuchtung muss deshalb zusammen mit der Position und Ausrichtung der Arbeitsflächen geplant werden.
Die Schallausbreitung im Büro hängt unter anderem von Raumgröße, Oberflächen und der Art der Nutzung ab. Glas, Beton und andere harte Flächen reflektieren Schall. Schallabsorbierende Elemente an Wänden oder Decken nehmen einen Teil der auftreffenden Schallenergie auf. Wo solche Elemente angeordnet werden, richtet sich unter anderem danach, an welchen Stellen gesprochen wird und welche Bereiche für konzentrierte Tätigkeiten vorgesehen sind.
Technik und Stauraum in die Flächenplanung aufnehmen
Monitore, Dockingstationen und weitere Geräte benötigen Strom- und gegebenenfalls Datenanschlüsse. Die Position der Arbeitsplätze sollte deshalb mit vorhandenen Bodentanks, Wandanschlüssen oder Kabelkanälen abgestimmt werden. Andernfalls können zusätzliche Leitungswege oder spätere Änderungen an der technischen Installation erforderlich werden.
Schränke und Ablagen beanspruchen neben ihrer Stellfläche auch Platz zum Öffnen. Dieser Bereich darf nicht mit wichtigen Verkehrswegen kollidieren. Bei wechselnd genutzten Arbeitsplätzen können persönliche Fächer vorgesehen werden, während gemeinsam benötigte Materialien in zentral angeordneten Stauraumbereichen untergebracht werden können.
Planungsschritte bis zum eingerichteten Arbeitsplatz
Die Bestandsaufnahme erfasst Raummaße, vorhandene Anschlüsse und die vorgesehenen Tätigkeiten. Aus diesen Angaben ergibt sich, welche Funktionsbereiche benötigt werden und welcher Flächenbedarf vorhanden ist. Danach können Positionen und Abmessungen der Möbel festgelegt werden.
Vor der Beschaffung sind neben den Möbelmaßen auch Bewegungsflächen, Laufwege, Schranktüren und Abstände zwischen den Arbeitsplätzen zu prüfen.
Lieferung und Montage bilden den praktischen Abschluss der Planung. Nach dem Aufbau lässt sich kontrollieren, ob Verkehrswege frei bleiben, Möbel wie vorgesehen genutzt werden können und die einzelnen Funktionsbereiche ihrer geplanten Nutzung entsprechen.
Fazit
Fehlplanungen bei der Büroeinrichtung entstehen nicht ausschließlich durch ungeeignete Möbel. Auch zu schmale Verkehrswege, fehlende Rückzugsbereiche, ungünstig gelegene Anschlüsse oder nicht einstellbare Arbeitsstühle können die vorgesehene Nutzung eines Raumes einschränken. Deshalb sollten Flächenaufteilung, technische Voraussetzungen und Möbelmaße vor der Beschaffung zusammen geprüft werden.
Eine solche Prüfung zeigt beispielsweise, ob Schranktüren ausreichend Platz zum Öffnen haben, Arbeitsstühle auf verschiedene Körpermaße eingestellt werden können oder Gesprächsbereiche zu nah an Arbeitsplätzen liegen. Diese konkreten Kriterien ermöglichen eine sachliche Beurteilung der Planung, bevor Möbel geliefert und montiert werden.