Trotz sehr guter Planung sind Unternehmen im Geschäftsalltag regelmäßig mit unvorhergesehenen Situationen unterschiedlichster Art konfrontiert. Es ist daher wichtig, auch für das Notfallmanagement gute Pläne zu haben und dabei dennoch stets flexibel zu bleiben. Nur so ist es möglich, stets situationsangemessen zu handeln, Schäden zu begrenzen und den Geschäftsbetrieb auch unter widrigen Umständen aufrechtzuerhalten. Aber was für Notfälle gibt es überhaupt, und wie kann sich ein Betrieb auch auf die Situationen vorbereiten, auf die eigentlich fast keine Vorbereitung möglich ist? Der folgende Beitrag beleuchtet einige typische und weniger typische Notfälle und deren mögliche Lösungen.
Der richtige Umgang mit Stromausfällen
Ein Stromausfall kann in manchen Unternehmen für erhebliche Einbußen sorgen. Da kritische Systeme wie Computer, Server und die Beleuchtung betroffen sind, kann der normale Geschäftsbetrieb während des Stromausfalls meist nicht aufrechterhalten werden. Ist der Betrieb dann noch von speziellen Maschinen abhängig, die Strom benötigen, sind Produktionsstopps die Folge und die Auswirkungen werden noch gravierender. Es ist daher sinnvoll, von vornherein zu wissen, wo es möglich ist, kurzfristig Generatoren zu mieten, damit die Stromversorgung unverzüglich wiederhergestellt werden kann. Natürlich wäre es theoretisch auch möglich, einen oder mehrere Generatoren anzuschaffen und selbst für solche Fälle bereitzuhalten. Dies lohnt sich aber für die meisten Unternehmen finanziell nicht, so dass die Miete eine gute Alternative ist.
Cyberangriffe – die Gefahr aus dem Netz
Auf die Vernetzung per Internet kann heutzutage in kaum einem Unternehmen mehr verzichtet werden. Allerdings birgt das auch ein erhebliches Gefahrenpotential: Haben Kriminelle mit einem Cyberangriff Erfolg, kann das großen Schaden anrichten. Es ist daher wichtig, sofort geeignete Notfallmaßnahmen einzuleiten. Dazu gehören unter anderem:
- unverzüglich die zuständigen IT-Sicherheitsexperten informieren
- weitere Kontakte informieren, deren Daten betroffen sind
- Passwörter zu Zugangsdaten umgehend ändern
Ist es erst einmal zu einem erfolgreichen Datendiebstahl gekommen, ist der Schaden in der Regel nicht mehr komplett abzuwenden. Hier geht es daher darum, ihn gering zu halten. Besser ist natürlich, von vornherein für eine so hohe Sicherheit zu sorgen, dass es gar nicht erst zum Schaden kommt. Spätestens nach einem Angriff ist es somit auf jeden Fall an der Zeit, alle Sicherheitslücken gründlich zu analysieren und zu schließen.
Hohe Krankenstände und daraus resultierender Personalmangel
Für reibungslose Betriebsabläufe müssen genügend Mitarbeiter vorhanden sein. Aufgrund von Pandemien oder auch einfach durch die jährliche Grippe- und Erkältungswelle kann es allerdings zu gehäuften Ausfällen kommen. Dies wiederum erhöht den Druck auf die verbleibenden Mitarbeiter. Wenn sich diese dem Unternehmen gegenüber verpflichtet fühlen und daher bei hohem Krankenstand mit Krankheitssymptomen zur Arbeit kommen, macht dies die Situation oftmals noch schlimmer. Zwar kann der Engpass durch die angeschlagenen Mitarbeiter zunächst abgefangen werden, häufig stecken diese aber weitere Menschen an, was das Problem am Ende noch verstärkt. Wo es möglich ist, sollte daher die Möglichkeit vorhanden sein, im Home-Office zu arbeiten. So lässt sich die Ansteckung untereinander vermeiden.
Darüber hinaus ist ein guter Vertretungsplan wichtig, welcher die Zuständigkeiten beim Ausfall von Mitarbeitern klar festlegt. Unter Umständen ist es ratsam, zusätzlich einen guten externen Pool an Aushilfskräften aufzubauen.
Engpässe beim Versand – Lieferketten verlässlich gestalten
Wenn dringend benötigte Dinge nicht zum vorgesehenen Zeitpunkt geliefert werden, kann das den ganzen Betriebsablauf durcheinanderbringen. Um das Risiko hierfür zu minimieren, können Unternehmen proaktive Maßnahmen ergreifen. So ist es beispielsweise ratsam, eine verlässliche Zusammenarbeit mit mehreren Lieferanten aufzubauen, so dass im Notfall alternative Bezugsquellen vorhanden sind. Eine transparente Kommunikation entlang der gesamten Lieferkette ist wichtig, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und entsprechend lösen zu können. Die Investition in Echtzeit-Tracking-Systeme ermöglicht es, den Status der Lieferung stets im Blick zu haben.
Betriebsunfall – erste Hilfe und weitere Maßnahmen
Kommt es im Unternehmen zu einem Unfall, ist schnelles und effektives Handeln erforderlich. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter auf eine solche Situation vorbereitet sind und eine Schulung in erster Hilfe erhalten haben. Einzelne Erste-Hilfe-Beauftragte mit besonders weitgreifenden Schulungen sind zwar sinnvoll, grundsätzlich sollte aber jeder Mitarbeiter wissen, was in einer solchen Notfallsituationen zu tun ist. Da in der Regel mehrere Personen vor Ort sind, ist es möglich, sich parallel um die Erstversorgung des Verletzten zu kümmern und gleichzeitig den Rettungsdienst zu alarmieren. Mindestens genauso wichtig ist es außerdem, weiteren Gefahren vorzubeugen. Je nach Unfallursache kann es dafür zum Beispiel erforderlich sein, die Unfallstelle abzusichern, den Strom abzustellen oder den Austritt von Gas zu verhindern.
Feuer – schnell handeln, Panik vermeiden
Ein Feuer ist ein Notfall, den weder Mitarbeiter noch Chefs erleben möchten, auf den aber dennoch alle gut vorbereitet sein sollten. Im Ernstfall gilt es, so schnell wie möglich die Feuerwehr zu informieren und einen kühlen Kopf zu bewahren. Die Evakuierungswege sollten im Vorfeld bekannt sein. Befinden sich Menschen im Gebäude, die den Notfallplan nicht kennen, sind diese durch kurze, klare Anweisungen über das erforderliche Handeln zu informieren. Kleinere Brände und Brandherde können mit Feuerlöschern bekämpft werden, die unbedingt vorhanden sein müssen. Dabei sollte sich aber niemand unnötig in Gefahr begeben. Der Fokus liegt klar auf der sicheren Evakuierung. Nach dem Verlassen des Gebäudes muss eine Kontrolle der Vollständigkeit aller Personen erfolgen.
